Tidslinje
Hva må gjøres, og når. Strukturert i seks faser – fra noen måneder før løpet til etter at løpet er gjennomført. Filtrer på løpstype og rolle.
- 1
Fase 1 av 6 Noen måneder før
6 tiltak-
Avklare løpsleder og løypelegger, tidtaker
Avklare hvem som skal være løpsleder, løypelegger og tidtaker for løpet.
-
Avklare terreng, kart, arena
Avklare terreng, kart, arena.
-
Legge inn foreløpig info på Eventor
Legge inn foreløpig info på Eventor (Tid, sted, arrangører) hvis det ikke ligger der fra før.
-
Innhente tillatelse fra kommunen
Evt. innhente tillatelse fra kommunen om arrangement, søknad på kommunens hjemmeside. Legge ved ROS (risikovurdering) til søknad.
-
Innhente tillatelse fra grunneier terreng og arena
Innhente tillatelse fra grunneier for terreng og arena.
-
Foreslå TD og send til ROK for godkjenning
Foreslå teknisk delegert (TD) tidligst mulig og send forslaget til ROK for godkjenning (RO § 8.2). TD skal være uavhengig fra de delene av arrangementet personen har TD-ansvar for. Avtal også barnas kontrollør (BK) — oppnevnt av TEK.
-
- 2
Fase 2 av 6 3–4 uker før
10 tiltak-
Sende innbydelse til TEK for godkjenning
Send innbydelsen til TEK-leder i kretsen for godkjenning før den publiseres på Eventor (RO § 8.3 a). Innbydelsen skal også sendes til TD for godkjenning. Gjør dette i god tid — feedback kan kreve endringer.
-
Legge ut innbydelse i Eventor
Legge ut innbydelse i Eventor.
-
Åpne påmelding i Eventor
Åpne påmelding i Eventor.
-
Sjekke status med løypelegger
Sjekke status med løypelegger. Avklare ansvar for hvem som trykker kart og legger i plastmappe. Sjekke postkoder på løypene mot materielloversikten i hengeren.
-
Lage oversikt over premiebehov
Lage oversikt over premiebehov, avklare premieleveranse fra kretsen (ranking sammenlagt premier), hvis aktuelt.
-
Vurdere dugnadsbehov
Vurder dugnadsbehov (parkering, rigging, kiosk, sekretariat, start, innsamling av poster). Nærløp: ~4 pers, Kretsløp ~7 pers.
-
Sende ut info til dugnadsgjengen
Sende ut info-epost eller Spond-melding til dugnadsgjengen. Tid for oppmøte og oppgaver. Be om bidrag til kiosk (en kake og en kaffekanne per person).
-
Sende N- og C-løyper til barnas kontrollør (BK)
Send eksemplarer av N1-, N2- og C-løypene til barnas kontrollør (BK) for godkjenning (RO § 8.5 g, i). BK fokuserer på at løypene er tilrettelagt for barns ferdigheter og at ledelinjer er tydelige i terrenget.
-
Sende løypeutkast til TD for godkjenning
Send et utkast av løypene til teknisk delegert (TD) for godkjenning (RO § 8.2, sjekkpunkt 9). TD vurderer vanskelighetsgrad, postplassering, evt. spredningsopplegg og løypekombinasjoner. Gjør det i god tid før kart trykkes så feedback kan innarbeides.
-
Avtale intern kontrollør (nærløp)
Avtale intern kontrollør i klubben som sjekker at løyper, kart og trykk er i orden (RO § 12). Spesielt fokus på at Ny-, B- og C-løyper holder riktig nivå og ikke er for vanskelige.
-
- 3
Fase 3 av 6 1 uke før
9 tiltak-
Lage tidtakeroppsett
Lage tidtakeroppsett. Importere XML fra løypelegger med klasser, løyper og poster. Legge inn eventuelle lånebrikker. Velg om brikketid (netto) eller startlistetid skal bestemme sluttiden — det avgjør hvor startenheten plasseres på løpsdagen.
-
Sjekke at nødvendig utstyr er tilgjengelig i SI o-henger
Sjekke at nødvendig utstyr er tilgjengelig i SI o-henger.
-
Kjøpe inn premier hvis aktuelt
Kjøpe inn premier til klassene som skal ha det (D/H 9-10, D/H 11-12, rekruttklassene, og D/H 13-14 og 15-16 — sistnevnte til minst 1/3 av startende, jf. RO § 8.10 d).
-
Avklare evt innkjøp til kiosk (brus, snop etc.)
Avklare og handle inn varer til kiosk (brus, snop til barneklasser etc.).
-
Påminnelse til dugnadsgjeng, epost, med oppgavefordeling
Sende påminnelse til dugnadsgjengen med oppgavefordeling og oppmøtetidspunkt.
-
Hente EmiTag lånebrikker fra Rogaland Sparebank Arena
Hente EmiTag lånebrikker fra skiklubbene på Rogaland Sparebank Arena. Teknisk leder har tilgangskode til bygget. Brikkene må være på plass før tidtaker registrerer dem i tidtakeroppsettet.
-
Legge til Livelox og eksportere XML til tidtaker
Legge til løypene i Livelox. Eksportere XML-fil med løypene (fra Purple Pen / OCAD) og sende til tidtaker for import i Time4o.
-
Trykke kart og løse postbeskrivelser
Sende kart til trykk og hente ferdig trykte kart. Husk minst 20–30 % buffer per løype utover antall påmeldte for å håndtere etteranmelding. Karttrykk har leveringstid — start tidlig i uka.
Print også løse postbeskrivelser for hver løype samtidig — disse skal legges i første startbås på løpsdagen.
-
Vurdere behov for prøveløper
Vurder om det trengs en prøveløper på løpsdagen. Nyttig for å sjekke at alle poster ligger riktig og at postenhetene er påskrudd. Avtal med vedkommende i god tid.
-
- 4
Fase 4 av 6 1–2 dager før
8 tiltak-
Legge ut PM på Eventor, med innspill fra løypelegger
Legge ut PM på Eventor, med innspill fra løypelegger.
-
Oppdatere tidtakeroppsett etter påmeldingsfrist er gått ut
Oppdatere tidtakeroppsett etter at etteranmeldingsfristen er gått ut.
-
Skrive ut
Skrive ut: startlister til oppslag, starterlister til bruk på start, PM til oppslag, kart til oppslag, skilt til start, skilt til startbåser. Se Dokumentmaler.
-
Hente SI o-henger fra Løa på Øygard
Hente SI o-henger fra Løa på Øygard. Ta hengeren med til arena.
-
Legge løyper
Sette ut postenheter og postflagg i terrenget. Forutsetter at hengeren er hentet og at postenhetene er på plass.
-
Opprette starter og tildele starttider
Opprette starter (per klasse eller per løype) i Time4o og tildele starttider til alle påmeldte. Følges av oppdatering for etteranmeldte etter at etteranmeldingsfristen er gått ut.
-
Klippe opp løse postbeskrivelser og pakke kart i plastlommer
Klippe opp de printede løse postbeskrivelsene og legge dem i en pose per løype for enkel tilgang. Posene tas med til første startbås på løpsdagen.
Pakke kartene i plastlommer. Husk å føre armen over det pakkede kartet for å presse luften ut.
-
Avtale TD-postsjekk i terreng
Avtal med TD når og hvor postsjekken i terrenget skal foregå før løpsdag (RO § 8.2, sjekkpunkt 13). TD kontrollerer et representativt utvalg av postflagg og postenheter. Sett av kart-stikkprøver TD også kan inspisere (sjekkpunkt 12).
-
- 5
Fase 5 av 6 Løpsdag
12 tiltak-
Merke med o-post flagg fra hovedvei til parkering
Merke med o-post flagg fra hovedvei til parkering. Eventuelt sette opp skilt ved parkering om vei til samlingsplass, og info til turgåere og bilister om at det pågår løp. Skilt finnes i hengeren.
-
Rigge opp telt ved meldt regn
Rigge opp telt hvis det er meldt regn.
-
Rigge opp start
Rigge opp start, inkl startflagg og startbåser, startbukker, kart, postbeskrivelser, startklokke. Husk å sjekke om det er brikketid (netto) eller starttid (startlistetid) som gjelder — det avgjør hvor startenheten skal plasseres.
-
Rigge opp innløp til mål, inkl målflagg
Rigge opp innløp til mål, inkl. målflagg.
-
Rigge tidtaking, brikkeavlesning og brikkesjekk
Sette opp tidtaking og sekretariat med strøm. Rigge stasjon for brikkeavlesning og utdeling av lånebrikker — kan være samme stasjon. Rigge selvbetjent brikkesjekk i nærheten, slik at løpere kan sjekke brikken etter at de har fått utdelt lånebrikke eller etter endring av brikkenr.
-
Lage oppslag på arena
Henge opp PM, startlister, QR-kode for direktepåmelding og endring av brikkenr, og kartoppslag på samlingsplass.
-
Sette opp kiosk
Sette opp kiosk.
-
Utføre resultatservice
Lese av brikker til innkomne løpere. Håndtere disk. Ta imot lånebrikker.
-
Utføre premieutdeling
Utføre premieutdeling.
-
Rigge ned og rydde
Rigge ned og rydde.
-
Eksportere resultater til Eventor
Eksportere endelige resultater til Eventor. Pass på at klasser som skal være usortert (D/H 9-10, N2-åpen 9-16, C-åpen 10-16, B-åpen 10-16) og N1-åpen (kun «deltatt/fullført») er satt opp riktig i Time4o før eksport.
-
Bemanne start
Rope opp startende etter startlista. Krysse av de som ikke stiller. Holde flyt i båsene.
-
- 6
Fase 6 av 6 Etter løp
5 tiltak-
Hente inn poster
Hente inn alle postenheter og postflagg fra terrenget og sette dem tilbake i hengeren.
-
Rydde i SI henger, kaste søppel, levere henger tilbake på Løa
Rydde i SI henger, kaste alt søppel, levere henger tilbake på Løa på Øygard.
-
Sende fakturagrunnlag for startkontingenter
Sende fakturagrunnlag for startkontingenter til regnskap SI o-gruppa.
-
Takke grunneier og samarbeidspartnere
Send takk til grunneier, kommunen og andre som har bidratt (SI Langrenn for lånebrikker, evt. naboer som ble berørt). Kort melding eller e-post er nok.
-
Overføre 20 % av startkontingent for D/H 17+ til Rankingfond
Overfør 20 % av ordinær startkontingent for klassene D/H 17 og eldre til kretsens Rankingfond (RO § 8.10 b). Bankkonto 3201.14.59578, merkes med løpets navn/dato samt “Rankingfond”.
-